Poșta electronică sau e-mail este unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare globală. În timp ce ne confruntăm cu un volum de e-mailuri în continuă creștere, informațiile trimise prin e-mail nu sunt stocate în general în altă parte, ci rămân pur și simplu în căsuțele poștale ale utilizatorilor. În plus, companiile din întreaga lume se confruntă cu un număr tot mai mare de cerințe de conformitate (de exemplu, HIPAA și FERPA în Statele Unite sau GoBD în Germania). Mulți directori manageri ai companiilor mici și mijlocii se întreabă cum pot face față acestor provocări cu ajutorul arhivării prin e-mail și ce anume trebuie arhivat. Dar ce înseamnă de fapt termenul „arhivarea poștei electronice” și ce avantaje oferă pentru dvs.?

O scurtă privire asupra evoluției arhivării prin e-mail.

În timp ce citiți acest articol, ambele căsuțe noastre de e-mail se completează continuu. Nu a fost întotdeauna așa. Pe măsură ce trece timpul, volumele de e-mailuri cresc și arhivarea e-mailului evoluează. În primele zile ale poștei electronice, arhivarea e-mailurilor a fost bazată pe încrederea în utilizatori. Companiile s-au bazat pe angajații lor pentru a-și gestiona propriile arhive de e-mail individuale în clienții lor de e-mail. Mai târziu, când departamentele IT au început să introducă conceptul de rezervă, au început să facă backup pentru e-mailuri sau chiar servere de e-mail întregi, dar căutarea de e-mailuri nu a fost un fenomen obișnuit - mai ales nu pentru utilizatorii finali. În cazul în care aveți nevoie să restabiliți un anumit e-mail, de exemplu, pentru probe în procedurile judiciare, căutarea lui dura câteva săptămâni. Personalul IT a trebuit să restabilească copii de rezervă întregi și să caute acest singur e-mail, un proces obositor.

În prezent, utilizatorii finali sunt capabili să caute un singur e-mail în câteva secunde și să-l restaureze de sine stătător.

Diferite tipuri de arhivare a poștei electronice.

Ați decis să vă arhivați poșta electronică? Atunci este nevoie să faceți următorul pas și să aflați despre strategia potrivită. În acest sens, administratorii IT ai companiei ar trebui să se axeze pe infrastructura de e-mail intern. Acest lucru înseamnă că trebuie să aleagă dintre arhivarea din partea serverului sau din partea clientului.

Arhivare poștei electronice a serverului.

Arhivarea din partea serverului este arhivarea centralizată, automatizată care funcționează independent de utilizator final. Acest tip de arhivare prin e-mail este cel mai popular și arhivează căsuțele poștale precum Exchange, Office 365, IMAP și Gmail.

Arhivare prin e-mail local sau arhivare în cloud.

După ce ați ales tipul corect de arhivare a e-mailului în funcție de infrastructura de e-mail și de nevoile dvs., puteți alege cdintre o soluție locală sau o soluție cloud. Pentru o soluție locală, software-ul este achiziționat și rulat autonom în mediul serverului propriu al companiei. Aceasta este o opțiune dacă compania are propriul departament IT cu propriile servere de poștă locale, precum și dacă compania își are serverul de e-mail în cloud (de ex. Microsoft Office 365) și dorește să păstreze arhiva local. Dacă sunt utilizate servicii cloud, responsabilitatea pentru întreținere și operare revine furnizorului. Toate datele sunt amplasate în sistemul furnizorului. Dacă alegeți arhivarea e-mailului în cloud, ar trebui să optați pentru nivelul maxim de disponibilitate și securitate. În plus, vă recomandăm să păstrați arhiva de e-mail disponibilă fizic pe propriile servere.

Datorită volumului de e-mailuri trimise și primite în fiecare zi, clasificarea ambelor e-mailuri care necesită și nu necesită arhivare este aproape imposibilă. Din acest motiv, toate e-mailurile primite și ieșite sunt adesea arhivate imediat (numite „jurnalizare”). Acest lucru este de asemenea util pentru a vă proteja împotriva eventualelor modificări și pentru a asigura integritatea arhivei. Cu toate acestea, recomandările de protecție a datelor trebuie luate în considerare aici. De exemplu, în unele țări, utilizarea privată a serviciilor de e-mail al companiei poate fi problematică. În acest caz, o soluție propusă ar fi interzicerea utilizării private de e-mail (de ex. ca o clauză într-un contract de muncă) sau utilizarea exclusivă a serviciilor de e-mail externe pentru corespondența de e-mail privat. Acesta este motivul pentru care ar trebui să fiți mereu atenți la orientările privind protecția datelor.

Back-up nu este același lucru ca și arhivarea.

Termenii de arhivare și copiere de rezervă sunt greșite ca sinonime. Din acest motiv, în majoritatea cazurilor se presupune că o singură copie de rezervă este suficientă. Cu toate acestea, copierea de rezervă a serverului dvs. de e-mail nu înlocuiește în niciun fel o arhivă de e-mail corespunzătoare. O copie de rezervă poate face copii de rezervă numai pentru o perioadă limitată de timp și le poate restabili dacă este necesar. Cu toate acestea, cerințele de conformitate nu sunt luate în considerare și nici nu este asigurată disponibilitatea și restabilirea constantă a e-mailurilor extrem de importante. În cadrul unei copii de rezervă, e-mailurile pot fi șterse imediat după primire și, prin urmare, ocolesc securitatea. În consecință, o copie de rezervă nu ajută la îndeplinirea cerințelor de conformitate și nu poate preveni pierderea de date. Este foarte important să faceți o copie de rezervă și este corect, dar o copie de rezervă nu poate înlocui funcțiile de arhivare. Și nu uitați: arhiva de e-mail ar trebui să facă parte și din planul dvs. de backup!

Șase avantaje ale arhivării poștei electronice de care puteți benefici:

1) Respectarea reglementărilor

E-mailurile pot fi stocate în integralitatea lor într-o manieră autentică, antiefracție, accesibilă timp de mai mulți ani, cu ajutorul arhivării prin e-mail. În plus, arhivarea prin e-mail poate ajuta și cu anumite scenarii de eDiscovery și facilitează utilizarea e-mailurilor ca probe în procedurile judiciare.

Mai ales întreprinderile din industriile puternic reglementate, de ex. medicină, serviciile financiare, legale sau guvernamentale, au o listă din ce în ce mai mare de reglementări și cerințe de eDiscovery de care trebuie să se țină cont atunci când se gestionează e-mailurile.

2) Protecție împotriva pierderilor de date

Datele care sunt esențiale pentru companie se pierd atunci când utilizatorii șterg e-mailuri importante din greșeală, sau demisionează de la companie și întreaga lor căsuță poștală este eliminată. Cu arhivarea e-mailului, fiecare e-mail, împreună cu atașamentele sale, rămân disponibile și pot fi căutate în cadrul unei arhive.

Pe lângă cele menționate, ce se întâmplă cu cazurile în care se produce un dezastru? Imaginați-vă că serverul dvs. de e-mail este defuncțional sau că furnizorul dvs. de servicii de e-mail are o perioadă de downtime mai lungă. Cu o arhivă de e-mail care funcționează corect, aveți toate e-mailurile corporative la îndemână și disponibile, și fără griji pentru personalul IT.

3) Eliminarea cotelor (limitelor) cutiei poștale

Acest lucrui ni s-a întâmplat tuturor: Outlook vă anunță că cutia poștală este plină și că nu puteți primi emailuri noi. Unul dintre partenerii de afaceri vă avertizează asupra faptului că de fiecare dată când încearcă să vă trimită un e-mail, acesta este respins de serverul dvs. de poștă din cauza cotei dvs. pentru căsuța poștală. Acest lucru nu este doar neplăcut: faptul că trebuie să ștergeți e-mailurile și atașamentele simultan, de asemenea, necesită mult timp. Cotele pentru căsuțele poștale și aceste tipuri de situații sunt un lucru din trecut cu arhivarea e-mailurilor.

4) Independența

Atunci când un server de e-mail nu funcționează sau datele sunt pierdute, fiecare utilizator din companie poate accesa în continuare toate e-mailurile prin intermediul arhivei de e-mail. Companiile rămân independente de serverul de poștă sau de furnizorul de servicii de e-mail în acest fel, ceea ce facilitează desfășurarea activității lor de afaceri fără întrerupere.

5) Creșterea eficienței și a productivității

Volumul de date de pe serverul de poștă este întotdeauna redus cu arhivarea e-mailurilor. Aceasta înseamnă că timpul pentru copii de rezervă și restabilire, de asemenea, se reduce. Rezultatul este o performanță îmbunătățită și volumul redus al copiilor de rezervă. Fiecare utilizator poate restabili în mod independent e-mailuri doar cu un clic de mouse. În acest fel, IT-ul nu mai trebuie să parcurgă procesul de restabilire manuală a e-mailurilor pierdute. Și mai bine, o soluție adecvată de arhivare a e-mailului permite utilizatorilor să caute rapid prin toate e-mailurile arhivate și atașamentele, ceea ce îi va face mai productivi.

6) Soluție pe termen lung pentru fișierele PST

Fișierele PST corupte sunt la fel de nedorite în activitatea de zi cu zi ca și căsuțele poștale umplute. În această situație, un angajat IT poate ajuta la restaurarea fișierelor numai dacă fișierele PST au fost salvate. Drept urmare, aceste formate de fișiere încarcă departamentul IT din cauza susceptibilității lor la eroare. Cu ajutorul arhivării prin e-mail, fișierele PST pot fi arhivate central în cadrul companiei, fără a trece la modificarea permisiunilor de acces.

Standard în arhivarea poștei electronice: MailStore Server - una dintre soluțiile de top din lume pentru arhivarea e-mailurilor.

Întreprinderile mici și mijlocii pot beneficia de toate avantajele arhivării de e-mail moderne și sigure cu MailStore Server. Pe lângă acest lucru, MailStore Server oferă o căutare deosebit de rapidă cu text complet prin e-mail și multe tipuri de fișiere atașate, care permite utilizatorului să își recupereze e-mailurile din arhivă prin intermediul aplicației Outlook sau acces Web. Utilizatorii își pot păstra, de asemenea, structura obișnuită a mapelor și își pot opera arhiva cât mai intuitiv.

Pur și simplu testați MailStore Server timp de 30 de zile gratuit și fără obligații.

Mai multe detalii despre soluția MailStore Server sunt aici: https://softline.md/md/solutions/programmnoe-obespechenie/setevoe-po/mailstore-server?localize=1

Distracție la arhivare!